Etkinlik Planlama Rehberi: Son Dakikaya İş Bırakmamak İçin 10 Adım
Bir etkinlik planlamak ilk başta gözünüzde büyüyebilir.
Mekan, davetiye, müzik, dekorasyon, fotoğraf, misafir listesi…
Hepsi aynı anda düşünülünce insanın aklına tek bir soru geliyor:
“Nereden başlayacağız?”
Aslında cevap basit: Hepsini aynı anda yapmayın.
İşleri doğru sıraya koyduğunuzda etkinlik planlamak çok daha kolay hale gelir.
1. Etkinliğin tarihini belirleyin
İlk adımınız tarih olsun.
Mümkünse alternatif bir tarih de belirleyin. Böylece mekan ve diğer hizmetlerde seçenekleriniz artabilir.
2. Bütçenizi oluşturun
Toplam bütçeyi belirleyin ve ana harcama kalemlerine ayırın.
Bütçeyi en başta belirlemek, ilerleyen aşamalarda karar vermenizi kolaylaştırır.
3. Davetli listesini hazırlayın
Yaklaşık kişi sayısını bilmeden mekan seçmek zor olabilir.
Öncelikle tahmini davetli sayınızı çıkarın.
4. Mekanı araştırın
Şimdi mekan arama zamanı.
Kapasite, konum, otopark, açık-kapalı alan, hizmetler ve fiyat gibi kriterleri birlikte değerlendirin.
5. Organizasyon konseptinizi belirleyin
Bohem, modern, romantik, rustik, klasik…
Önce genel tarzı belirlemek; dekorasyon, davetiye ve hediyelik seçimlerini çok daha kolay hale getirir.
6. Ana hizmet sağlayıcıları seçin
Organizasyon, fotoğraf-video, müzik, catering gibi hizmetleri erkenden araştırın.
Özellikle yoğun dönemlerde popüler firmaların takvimleri daha hızlı dolabilir.
7. Davetiyenizi hazırlayın
Mekan ve tarih netleştikten sonra davetiye sürecine geçebilirsiniz.
Baskı süresi ve dağıtım için kendinize yeterli zaman bırakın.
8. Dekorasyon ve detayları planlayın
Masa süslemeleri, çiçekler, giriş alanı, sahne, ışıklandırma ve diğer dekoratif detayları bu aşamada netleştirin.
9. Son kontrol listenizi oluşturun
Etkinliğe birkaç hafta kala bütün hizmetleri tek tek kontrol edin.
Mekan ✔ Organizasyon ✔ Müzik ✔ Fotoğraf ✔ Davetiye ✔ Hediyelik ✔ Konuk listesi ✔
Eksik kalan işleri bu listeden takip edin.
10. Son günlerde yeni işler eklemeyin
Etkinliğe yaklaştıkça “Bir de şunu yapalım” düşüncesine kapılmak çok kolaydır.
Ama son günlerin amacı yeni işler çıkarmak değil, mevcut planın sorunsuz ilerlediğinden emin olmaktır.
Küçük bir öneri: Her şeyi tek başınıza yapmayın
Etkinlik sizin gününüz olabilir ama bütün organizasyonu tek başınıza taşımak zorunda değilsiniz.
Güvendiğiniz kişilerden yardım isteyin ve mümkün olduğunca profesyonel hizmetlerden yararlanın.
Çünkü etkinlik günü yapılacaklar listenizi düşünmek yerine etkinliğinizin tadını çıkarmalısınız.
İyi planlanmış bir etkinliğin sırrı her detayı kusursuz yapmak değil; doğru işleri doğru zamanda yapmaktır.
Event Vitrin’de mekanlardan organizasyon firmalarına, davetiyecilerden hediyelikçilere kadar etkinliğiniz için ihtiyaç duyabileceğiniz firmaları keşfedebilirsiniz.
